Reprezentacja spółki według Kodeksu spółek handlowych
Spółkę kapitałową reprezentuje zarząd. W spółce z o.o. zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją (art. 201 § 1 KSH), a prawo członka zarządu do reprezentowania dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki (art. 204 § 1 KSH). W spółce akcyjnej te same zasady wynikają z art. 368 § 1 i art. 372 § 1 KSH. Prawa tego nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich (art. 204 § 2 i art. 372 § 2 KSH). Jeśli umowa spółki wymaga zgody rady nadzorczej na daną transakcję, a zarząd jej nie uzyskał, umowa z kontrahentem co do zasady pozostaje ważna, a sprawa dotyczy relacji wewnętrznych.
Kluczowe jest jednak to, kto i w jakim składzie składa oświadczenie. Funkcja prezesa nie daje sama w sobie prawa do samodzielnego podpisu. Prezes jest członkiem zarządu, a o tym, czy może działać sam, rozstrzyga sposób reprezentacji.
Sposób reprezentacji wpisany do KRS
Przy zarządzie jednoosobowym jedyny członek zarządu działa sam. Przy zarządzie wieloosobowym sposób reprezentowania określa umowa spółki (art. 205 § 1 KSH) albo statut (art. 373 § 1 KSH). Jeśli umowa lub statut milczą, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Oświadczenia składane spółce, na przykład doręczenie wypowiedzenia, może odebrać jeden członek zarządu albo prokurent.
Sposób reprezentacji jest wpisany w dziale 2 odpisu z KRS. Najczęstsze warianty to reprezentacja jednoosobowa każdego członka zarządu, reprezentacja dwóch członków działających łącznie, reprezentacja prezesa samodzielnie i pozostałych członków łącznie oraz konfiguracje mieszane z udziałem prokurenta. Ten zapis rozstrzyga, czyje podpisy muszą znaleźć się pod umową.
Czym jest prokura
Prokura to pełnomocnictwo udzielane przez przedsiębiorcę podlegającego wpisowi do rejestru, obejmujące umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa (art. 1091 § 1 k.c.). Prokurentem może być wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Prokury udziela się na piśmie pod rygorem nieważności, a jej zakresu nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej (art. 1092 k.c.).
Różnica wobec zwykłego pełnomocnictwa polega na tym, że zakres prokury wyznacza ustawa, a nie treść dokumentu. Kontrahent nie musi analizować, do jakich umów prokurent jest umocowany. Wystarczy, że czynność wiąże się z prowadzeniem przedsiębiorstwa i nie należy do wyjątków ustawowych.
Rodzaje prokury i co oznaczają dla podpisu
Art. 1094 k.c. przewiduje, że prokura może być udzielona kilku osobom łącznie albo oddzielnie, a także ograniczona do spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa. W praktyce rejestrowej spotkasz kilka rodzajów prokury.
- Prokura samoistna (oddzielna), przy której prokurent działa sam, a jeśli jest kilku prokurentów, każdy z nich działa niezależnie od pozostałych.
- Prokura łączna, przy której prokurent działa wyłącznie razem z innym prokurentem.
- Prokura łączna z członkiem zarządu, nazywana niewłaściwą lub mieszaną, przy której prokurent działa tylko razem z członkiem zarządu. Przez lata jej wpis budził spory w orzecznictwie, obecnie przepisy dopuszczają ją wprost, dlatego warto zawsze czytać dokładne brzmienie wpisu.
- Prokura oddziałowa, ograniczona do spraw oddziału wpisanego do rejestru.
| Kto podpisuje | Podstawa umocowania | Czy wystarczy jeden podpis |
|---|---|---|
| Prezes zarządu przy zarządzie jednoosobowym | Funkcja w zarządzie | Tak |
| Prezes przy zarządzie wieloosobowym | Sposób reprezentacji z umowy lub statutu | Tylko jeśli sposób reprezentacji to przewiduje |
| Prokurent samoistny | Prokura wpisana do KRS | Tak, poza czynnościami wyłączonymi ustawą |
| Prokurent łączny | Prokura łączna | Nie, potrzebny drugi prokurent |
| Prokurent łączny z członkiem zarządu | Prokura mieszana | Nie, potrzebny członek zarządu |
| Pełnomocnik, na przykład dyrektor sprzedaży | Pełnomocnictwo udzielone przez spółkę | Tak, w granicach treści pełnomocnictwa |
Kto udziela prokury i jak ją odwołać
W spółce z o.o. powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu, a odwołać prokurę może każdy członek zarządu (art. 208 § 6 KSH). W spółce akcyjnej obowiązuje ta sama zasada (art. 371 § 4 KSH). Asymetria jest celowa: udzielenie tak szerokiego umocowania wymaga jednomyślności, a jego cofnięcie ma być łatwe.
Prokura może być odwołana w każdym czasie (art. 1096 k.c.). Wygasa także wskutek wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru, ogłoszenia upadłości, otwarcia likwidacji oraz przekształcenia przedsiębiorcy (art. 1097 § 1 k.c.). Przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić do rejestru zarówno udzielenie, jak i wygaśnięcie prokury (art. 1098 k.c.). Wpis jest deklaratoryjny: prokura działa od udzielenia i przestaje działać z chwilą odwołania, a nie z dniem wpisu. Dlatego przez pewien czas odpis może pokazywać prokurenta, który już nim nie jest. Kontrahent działający w dobrej wierze jest tu chroniony przez przepisy o jawności rejestru, ale przy dużej umowie warto zapytać wprost.
Prokurent podpisuje się, składając własnoręczny podpis z dopiskiem wskazującym na prokurę (art. 1099 k.c.), najczęściej skrótem „p.p.” obok nazwy spółki.
Czego prokurent nie może
Ustawa wyłącza z prokury kilka czynności o szczególnej wadze. Do zbycia przedsiębiorstwa, dokonania czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania, oraz do zbywania i obciążania nieruchomości potrzebne jest pełnomocnictwo do poszczególnej czynności (art. 1093 k.c.). Prokurent nie może też przenieść prokury na inną osobę, choć może ustanowić pełnomocnika do poszczególnej czynności albo do czynności określonego rodzaju (art. 1095 k.c.).
Prokurent nie zastępuje również organów spółki w sprawach korporacyjnych. Nie podejmuje uchwał zarządu, nie zwołuje zgromadzenia wspólników w miejsce zarządu i nie wykonuje kompetencji, które ustawa zastrzega dla członków zarządu. Nie ponosi też odpowiedzialności za zobowiązania spółki z o.o. na zasadach przewidzianych dla zarządu, co opisujemy w artykule o odpowiedzialności członka zarządu. Prokurent nie może zasiadać w radzie nadzorczej tej samej spółki, o czym więcej w tekście członek rady nadzorczej, rola i obowiązki.
Pełnomocnik a prokurent
Zwykłe pełnomocnictwo opiera się na przepisach ogólnych Kodeksu cywilnego. Jego zakres wyznacza dokument: pełnomocnictwo ogólne obejmuje czynności zwykłego zarządu, a do czynności przekraczających ten zakres potrzebne jest pełnomocnictwo rodzajowe albo do poszczególnej czynności. Pełnomocnik nie jest wpisywany do KRS, więc kontrahent musi zobaczyć dokument i sprawdzić, czy podpisali go członkowie zarządu zgodnie ze sposobem reprezentacji.
Prokura jest jawna, szeroka i trudna do ograniczenia. Zwykłe pełnomocnictwo jest niewidoczne w rejestrze i może być dowolnie zawężone, na przykład do umów do określonej kwoty. Dyrektor handlowy z pełnomocnictwem może więc w praktyce podpisać więcej umów niż członek zarządu, który zgodnie z KRS działa tylko łącznie z drugim członkiem.
Jak sprawdzić prokurenta i zarząd w odpisie
Wszystkie potrzebne informacje znajdziesz w dziale 2 odpisu z KRS, który pobierzesz bezpłatnie w wyszukiwarce pod adresem ekrs.ms.gov.pl.
- Nazwa organu uprawnionego do reprezentowania i sposób reprezentacji, zapisany słownie.
- Lista członków zarządu z funkcjami, na przykład prezes, wiceprezes, członek zarządu.
- Lista prokurentów z rodzajem prokury przy każdym nazwisku.
- W odpisie pełnym historia wpisów, w tym daty udzielenia i wykreślenia prokury.
Przy odczycie zwróć uwagę na dwie rzeczy. Po pierwsze, czy sposób reprezentacji odwołuje się do funkcji (prezes samodzielnie), czy do liczby osób (dwóch członków łącznie). Po drugie, czy rodzaj prokury przy nazwisku pozwala prokurentowi działać samodzielnie.
Praktyka dla działu sprzedaży, kto realnie podpisuje kontrakt
W sprzedaży B2B podpis pod umową to ostatni krok, ale wiedza o tym, kto go złoży, przydaje się od początku procesu. Przy dużej spółce prezes rzadko podpisuje umowy operacyjne. Często robi to prokurent samoistny odpowiedzialny za finanse lub zakupy albo dwóch członków zarządu, z których jeden nadzoruje obszar, do którego sprzedajesz. Znając sposób reprezentacji i listę prokurentów, wiesz, kogo należy włączyć w rozmowy, zanim umowa trafi do obiegu.
- Sprawdź sposób reprezentacji, zanim wyślesz projekt umowy z polem na podpis jednej osoby.
- Ustal, czy osoba, z którą negocjujesz, działa na podstawie prokury, pełnomocnictwa, czy tylko przygotowuje decyzję.
- Przy prokurze łącznej zaplanuj termin, w którym dostępne będą obie wymagane osoby.
- Zmiana w zarządzie albo nowa prokura to sygnał, że zmienia się także ścieżka decyzji zakupowej, o czym piszemy w tekście zmiana prezesa jako sygnał sprzedażowy.
Aktualny i historyczny skład zarządu, rady oraz listę prokurentów z datami z KRS znajdziesz w katalogu Biznesmeni przy każdej spółce, razem ze służbowymi danymi kontaktowymi spółki z rejestru, jeśli zostały zgłoszone. Listy osób uprawnionych do reprezentacji wybranych firm możesz wyeksportować do CSV lub XLSX w module kontakty decydentów z rejestru, a alerty poinformują Cię o powołaniu, odwołaniu i nowej prokurze.
Najczęstsze pytania
Czy prokurent może sam podpisać umowę za spółkę?
Tak, jeśli ma prokurę samoistną. Może wtedy samodzielnie zawierać umowy związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, z wyjątkiem zbycia przedsiębiorstwa, oddania go do czasowego korzystania oraz zbywania i obciążania nieruchomości, do których potrzebne jest pełnomocnictwo do poszczególnej czynności.
Czy prezes zarządu zawsze może sam podpisać umowę?
Nie. Przy zarządzie wieloosobowym o tym, kto podpisuje, decyduje sposób reprezentacji z umowy spółki lub statutu, wpisany do KRS. Jeśli wymaga on dwóch członków zarządu albo członka zarządu łącznie z prokurentem, podpis samego prezesa nie wystarczy.
Kto może odwołać prokurę w spółce z o.o.?
Każdy członek zarządu (art. 208 § 6 KSH). Udzielenie prokury wymaga natomiast zgody wszystkich członków zarządu. Prokura może być odwołana w każdym czasie.
Gdzie sprawdzić, czy ktoś jest prokurentem?
W dziale 2 odpisu z KRS, w części dotyczącej prokurentów. Wpis podaje imię i nazwisko prokurenta oraz rodzaj prokury, na przykład samoistna albo łączna.