Członek rady nadzorczej, kim jest i za co odpowiada

Kto może zostać członkiem rady nadzorczej

Wymogi podstawowe są wspólne dla członków zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej i likwidatorów. Zgodnie z art. 18 § 1 KSH funkcję może pełnić wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Spółka, fundacja czy inna osoba prawna nie może więc zasiąść w radzie, choć może wskazać osobę fizyczną, jeśli statut przyznaje jej takie uprawnienie osobiste.

Drugi warunek dotyczy niekaralności. Art. 18 § 2 KSH wyłącza osoby skazane prawomocnym wyrokiem za wskazane w ustawie przestępstwa, w tym przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, wiarygodności dokumentów i mieniu oraz przestępstwa opisane w przepisach karnych samego kodeksu spółek handlowych. Zakaz trwa przez określony czas od uprawomocnienia się wyroku, a jego zakres był w ostatnich latach rozszerzany, dlatego przy powołaniu warto sprawdzić aktualne brzmienie przepisu.

Poza tymi wymogami ustawa nie stawia warunków wykształcenia ani doświadczenia. Wyjątki wynikają z przepisów szczególnych: w jednostkach zainteresowania publicznego część członków komitetu audytu musi mieć określone kwalifikacje, a w spółkach z udziałem Skarbu Państwa obowiązują dodatkowe wymagania wobec kandydatów reprezentujących państwo. Umowa spółki lub statut mogą też wprowadzić własne kryteria, na przykład niezależności.

Jak powołuje się i odwołuje radę

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością członków rady nadzorczej powołują i odwołują wspólnicy uchwałą, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (art. 215 § 1 KSH). Umowa może na przykład przyznać konkretnemu wspólnikowi prawo osobistego powoływania jednego członka rady. W spółce akcyjnej radę powołuje i odwołuje walne zgromadzenie (art. 385 § 1 KSH), a statut może przewidzieć inny sposób, w tym uprawnienia osobiste akcjonariuszy.

Szczególną instytucją spółki akcyjnej jest wybór rady oddzielnymi grupami. Na wniosek akcjonariuszy reprezentujących co najmniej jedną piątą kapitału zakładowego wybór rady na najbliższym walnym zgromadzeniu przeprowadza się w głosowaniu grupami (art. 385 § 3 KSH). Mechanizm ten pozwala mniejszościowym akcjonariuszom wprowadzić do rady swojego przedstawiciela.

Członek rady może zostać odwołany w każdym czasie, bez podawania przyczyn, przez organ, który go powołał. Mandat wygasa także z upływem kadencji, wskutek rezygnacji albo śmierci. Wpis do rejestru ma charakter deklaratoryjny: o tym, kto zasiada w radzie, decyduje uchwała i zgoda kandydata, a nie data wpisu w KRS.

Ile trwa kadencja

W spółce akcyjnej kadencję określa statut, z zastrzeżeniem, że nie może być dłuższa niż pięć lat (art. 386 § 1 KSH). Pierwsza rada, powołana przez założycieli, działa przez rok (art. 386 § 2 KSH). W praktyce spotyka się kadencje roczne, trzyletnie i pięcioletnie, a statut rozstrzyga też, czy kadencja jest indywidualna, czy wspólna dla całego składu.

W spółce z o.o. kadencję i zasady wygasania mandatów określa umowa spółki. Przy kadencjach liczonych w latach obrotowych mandat wygasa zwykle z dniem zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok kadencji, a nie w rocznicę powołania. To częsta przyczyna rozbieżności między tym, co widać w odpisie, a faktycznym składem organu.

Kompetencje rady nadzorczej

Podstawową kompetencją jest stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności (art. 219 § 1 KSH w sp. z o.o., art. 382 § 1 KSH w S.A.). Rada nie wydaje zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki. Ma natomiast szereg narzędzi kontrolnych.

• Ocena sprawozdania zarządu z działalności spółki i sprawozdania finansowego oraz wniosków zarządu co do podziału zysku albo pokrycia straty, z coroczną informacją dla wspólników lub akcjonariuszy.
• Prawo badania wszystkich dokumentów spółki, żądania sprawozdań i wyjaśnień od zarządu i pracowników oraz dokonywania rewizji stanu spółki.
• W spółce akcyjnej powoływanie i odwoływanie członków zarządu, chyba że statut stanowi inaczej (art. 368 § 4 KSH).
• Reprezentowanie spółki w umowach i sporach z członkami zarządu, obok pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia (art. 210 § 1 KSH w sp. z o.o., art. 379 § 1 KSH w S.A.).
• Zawieszanie członków zarządu z ważnych powodów i delegowanie członków rady do czasowego wykonywania czynności członka zarządu, który nie może ich sprawować.
• Wyrażanie zgody na czynności wskazane w umowie spółki lub statucie, na przykład zaciąganie zobowiązań powyżej określonej kwoty.

Nowelizacja KSH, która weszła w życie w październiku 2022 roku, wzmocniła pozycję rady w spółce akcyjnej. Zarząd ma obecnie ustawowy obowiązek przekazywania radzie określonych informacji bez wezwania, a rada może powołać doradcę do zbadania wskazanej sprawy na koszt spółki oraz tworzyć komitety złożone ze swoich członków. Część tych rozwiązań objęła także spółki z o.o. z radą nadzorczą.

Czym rada nadzorcza różni się od zarządu

Zarząd prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje, czyli podejmuje decyzje operacyjne i podpisuje umowy. Rada nadzorcza kontroluje, czy robi to prawidłowo. Członek rady, działając w tej roli, nie może zawrzeć umowy w imieniu spółki z kontrahentem. Dla działu sprzedaży i dla firm doradczych to ważne rozróżnienie: rozmowa z członkiem rady bywa cenna strategicznie, ale podpis pod kontraktem złożą osoby wskazane w sposobie reprezentacji. Szerzej opisujemy to w tekście prokurent a prezes, kto podpisuje umowę.

Członek rady odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem albo umową spółki lub statutem, chyba że nie ponosi winy. Odpowiedzialność wobec wierzycieli za zobowiązania spółki z o.o. dotyczy natomiast członków zarządu, co omawiamy w artykule odpowiedzialność członka zarządu.

Zakaz łączenia funkcji w radzie i w spółce

Nadzór nie może kontrolować sam siebie, dlatego art. 214 § 1 KSH dla spółki z o.o. i art. 387 § 1 KSH dla spółki akcyjnej wykluczają z rady osoby powiązane z zarządzaniem. Członkiem rady nie może być członek zarządu, prokurent, likwidator, kierownik oddziału lub zakładu oraz zatrudniony w spółce główny księgowy, radca prawny lub adwokat. W spółce akcyjnej zakaz obejmuje też inne osoby podlegające bezpośrednio członkowi zarządu albo likwidatorowi.

Zakaz sięga także spółek zależnych. Członek zarządu spółki zależnej nie może zasiadać w radzie nadzorczej spółki dominującej, podobnie jak inne wymienione w przepisie osoby z grupy kapitałowej. Wyjątkiem jest instytucja delegowania: członek rady może zostać delegowany do czasowego wykonywania czynności członka zarządu, ale w tym czasie nie pełni funkcji nadzorczych. Delegowanie w spółce akcyjnej nie może trwać dłużej niż trzy miesiące.

Przed oceną konfliktu interesów sprawdź powiązania osobowe w spółkach, aby porównać inne mandaty kandydata i daty pełnienia funkcji.

Rada nadzorcza w spółce z o.o. i w spółce akcyjnej

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością rada nadzorcza jest organem fakultatywnym. Umowa spółki może ustanowić radę nadzorczą, komisję rewizyjną albo oba organy (art. 213 § 1 KSH). Obowiązek powstaje dopiero w spółce, której kapitał zakładowy przekracza 500 000 zł, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu (art. 213 § 2 KSH). Rada musi liczyć co najmniej trzech członków. Gdy rady nie ma, każdy wspólnik ma indywidualne prawo kontroli spraw spółki.

W spółce akcyjnej rada jest obowiązkowa zawsze. Składa się z co najmniej trzech członków, a w spółce publicznej z co najmniej pięciu (art. 385 § 1 KSH). Statut często rozszerza jej uprawnienia, a w spółkach notowanych dochodzą wymogi ładu korporacyjnego, w tym kryteria niezależności części członków. Rada spółki akcyjnej ma też szczególną pozycję wobec zarządu, bo co do zasady to ona go powołuje i odwołuje. Każda zmiana w radzie bywa więc zapowiedzią zmian w zarządzie.

Komitet audytu w jednostkach zainteresowania publicznego

Jednostki zainteresowania publicznego, w tym spółki notowane na rynku regulowanym, banki i zakłady ubezpieczeń, muszą powołać komitet audytu (art. 128 ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym). W spółce z radą nadzorczą komitet tworzą członkowie rady. Ustawa dopuszcza, by w mniejszych jednostkach spełniających określone kryteria funkcje komitetu pełniła cała rada.

Wymogi składu opisuje art. 129 tej ustawy. Komitet liczy co najmniej trzech członków, a co najmniej jeden z nich musi mieć wiedzę i umiejętności w zakresie rachunkowości lub badania sprawozdań finansowych. Większość członków, w tym przewodniczący, powinna być niezależna od spółki. Członkowie lub co najmniej jeden z nich powinni mieć wiedzę z branży, w której działa jednostka. Zadania komitetu wymienia art. 130: monitorowanie procesu sprawozdawczości finansowej, systemów kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem, wykonywania czynności rewizji finansowej, kontrolę niezależności biegłego rewidenta oraz rekomendowanie wyboru firmy audytorskiej.

Spółka, która musi uzupełnić komitet o członka niezależnego, szuka zwykle osób z doświadczeniem w radach podobnych spółek. Taką listę z historią ról z rejestru układasz na stronie kandydaci do rady nadzorczej.

Wynagrodzenie członka rady w spółkach giełdowych

Członkom rady nadzorczej spółki akcyjnej może zostać przyznane wynagrodzenie, określone w statucie albo uchwałą walnego zgromadzenia (art. 392 § 1 KSH). W spółce z o.o. decyduje o tym umowa spółki lub uchwała wspólników. Wynagrodzenie członka rady ma zwykle postać stałej kwoty miesięcznej, często zróżnicowanej według pełnionej funkcji, na przykład przewodniczącego rady albo komitetu audytu.

Spółki notowane na rynku regulowanym przyjmują politykę wynagrodzeń członków zarządu i rady nadzorczej (art. 90d ustawy o ofercie publicznej) i co roku publikują sprawozdanie o wynagrodzeniach (art. 90g tej ustawy), opiniowane przez walne zgromadzenie. W spółkach z udziałem Skarbu Państwa i samorządów obowiązują ponadto ustawowe zasady kształtowania wynagrodzeń osób kierujących spółkami. Kwoty z konkretnych sprawozdań zestawiamy w części wynagrodzenia członków rady nadzorczej spółek giełdowych.

Jak sprawdzić skład rady nadzorczej w rejestrze

Skład rady nadzorczej jest jawny i wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego. Odpis pobiera się bezpłatnie z wyszukiwarki pod adresem ekrs.ms.gov.pl, podając numer KRS spółki. Rada widnieje w dziale 2 odpisu, w części dotyczącej organu nadzoru, z imionami, nazwiskami i numerem PESEL członków. Domniemywa się, że dane wpisane do rejestru są prawdziwe (art. 17 ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym).

• Odpis aktualny pokazuje osoby wpisane w dniu jego pobrania.
• Odpis pełny zawiera historię wpisów, w tym wykreślone osoby i daty kolejnych zmian.
• Daty w odpisie to daty wpisów sądu, które mogą być późniejsze niż dzień uchwały o powołaniu lub odwołaniu.
• Skład rady spółki z o.o. bez obowiązkowej rady może być pusty, co nie jest błędem rejestru.

Przy kilkudziesięciu spółkach ręczne przeglądanie odpisów pełnych szybko staje się uciążliwe. W katalogu Biznesmeni widać aktualny i historyczny skład zarządu, rady i prokurentów każdej spółki z datami z KRS, a przy konkretnej osobie jej role we wszystkich spółkach. Jeśli śledzisz zmiany w organach wybranych firm, skonfiguruj alerty o zmianach w zarządach i radach nadzorczych, które informują o powołaniu, odwołaniu i nowej prokurze.

Najczęstsze pytania

Czy członek rady nadzorczej może być jednocześnie prokurentem tej samej spółki?

Nie. Kodeks spółek handlowych wprost zakazuje łączenia funkcji członka rady nadzorczej z funkcją członka zarządu, prokurenta, likwidatora, kierownika oddziału lub zakładu oraz z zatrudnieniem w spółce jako główny księgowy, radca prawny lub adwokat (art. 214 KSH w sp. z o.o., art. 387 KSH w S.A.).

Jak długo trwa kadencja członka rady nadzorczej w spółce akcyjnej?

Kadencję określa statut, ale nie może być ona dłuższa niż pięć lat (art. 386 § 1 KSH). Pierwsza rada powołana przez założycieli działa przez rok.

Czy każda spółka z o.o. musi mieć radę nadzorczą?

Nie. Rada nadzorcza jest w sp. z o.o. organem fakultatywnym. Obowiązek ustanowienia rady nadzorczej albo komisji rewizyjnej powstaje, gdy kapitał zakładowy przekracza 500 000 zł, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu (art. 213 § 2 KSH).

Gdzie sprawdzić aktualny skład rady nadzorczej spółki?

W dziale 2 odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, w części dotyczącej organu nadzoru. Odpis aktualny pokazuje obecny skład, a odpis pełny także osoby, które zasiadały w radzie wcześniej.