Odpowiedzialność członka zarządu spółki z o.o. wobec spółki, wierzycieli i państwa

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością chroni wspólników, ale nie chroni w tym samym stopniu osób, które nią kierują. Zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją na zewnątrz, więc to jego członkowie są pierwszym adresatem roszczeń, gdy coś pójdzie źle. Poniżej omawiamy pięć reżimów odpowiedzialności, które warto znać przed przyjęciem mandatu, w trakcie jego sprawowania i po odejściu ze spółki.

Pięć rodzajów odpowiedzialności w jednym zestawieniu

Każdy z reżimów ma inną podstawę prawną, innego wierzyciela i inne sposoby obrony. W praktyce kilka z nich może wystąpić jednocześnie w tej samej sprawie.

Odpowiedzialność wobec spółki z art. 293 KSH

Członek zarządu odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki, chyba że nie ponosi winy. Ciężar wykazania braku winy spoczywa na członku zarządu, a nie na spółce. Spółka musi udowodnić szkodę, bezprawne zachowanie i związek przyczynowy.

Miarą postępowania jest staranność wynikająca z zawodowego charakteru działalności. To wyższy standard niż staranność przeciętnej osoby. Od menedżera oczekuje się wiedzy i ostrożności właściwych profesjonaliście, który zarządza cudzymi pieniędzmi: czytania dokumentów przed ich podpisaniem, weryfikacji kontrahentów, reagowania na sygnały ostrzegawcze w sprawozdaniach.

Roszczenie dochodzi zazwyczaj sama spółka, reprezentowana w sporze z członkiem zarządu przez radę nadzorczą albo pełnomocnika powołanego uchwałą wspólników. Gdy spółka nie wytoczy powództwa w ciągu roku od ujawnienia czynu, który wyrządził szkodę, może to zrobić każdy wspólnik (art. 295 KSH). Roszczenie przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym spółka dowiedziała się o szkodzie i osobie obowiązanej do jej naprawienia, a w każdym przypadku po pięciu latach od zdarzenia (art. 297 KSH).

Business judgement rule chroni decyzje podjęte rzetelnie

Od października 2022 roku art. 293 par. 3 KSH wprowadza do polskiego prawa zasadę znaną z systemów anglosaskich jako business judgement rule. Członek zarządu nie narusza obowiązku należytej staranności, jeśli postępując w sposób lojalny wobec spółki, działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które w danych okolicznościach powinny być uwzględnione przy starannej ocenie.

Przepis nie gwarantuje bezkarności za każdą chybioną inwestycję. Chroni proces podejmowania decyzji, a nie jej wynik. W praktyce oznacza to, że warto dokumentować:

• jakie dane i analizy leżały na stole w chwili decyzji,
• czy zasięgnięto opinii doradców tam, gdzie wymagała tego skala lub złożoność sprawy,
• czy członek zarządu nie miał osobistego interesu w transakcji, a jeśli miał, czy go ujawnił,
• jakie ryzyka rozważono i dlaczego uznano je za akceptowalne.

Protokół z posiedzenia zarządu, notatka z analizą wariantów i korespondencja z doradcą to dowody, które po latach przesądzają o tym, czy decyzja mieściła się w granicach uzasadnionego ryzyka.

Odpowiedzialność za długi spółki według art. 299 KSH

Najbardziej dotkliwy reżim dotyczy zobowiązań wobec osób trzecich. Jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania. Wierzyciel, który ma tytuł wykonawczy przeciwko spółce i nie zdołał go wyegzekwować, może pozwać każdego z członków zarządu z okresu, w którym zobowiązanie powstało, o całą kwotę.

Bezskuteczność egzekucji wierzyciel może wykazać każdym dowodem, najczęściej postanowieniem komornika o umorzeniu egzekucji, ale także choćby wykazem stanu mienia spółki. Nie musi czekać na zakończenie postępowania, jeśli jest oczywiste, że spółka nie ma z czego zapłacić.

Przesłanki, które pozwalają się uwolnić

Członek zarządu może uwolnić się od odpowiedzialności, jeżeli wykaże jedną z okoliczności wskazanych w art. 299 par. 2 KSH:

• we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości albo w tym samym czasie wydano postanowienie o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego lub o zatwierdzeniu układu,
• niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło nie z jego winy,
• pomimo niezgłoszenia wniosku wierzyciel nie poniósł szkody.

„Właściwy czas” to moment, w którym spółka stała się niewypłacalna w rozumieniu Prawa upadłościowego, a nie dzień, w którym zarząd uznał sytuację za beznadziejną. Brak winy wykazuje się na przykład tym, że członek zarządu nie miał dostępu do dokumentacji finansowej albo był wprowadzany w błąd przez pozostałych członków zarządu. Brak szkody wykazuje się tym, że nawet gdyby wniosek złożono w terminie, wierzyciel i tak nie odzyskałby niczego w postępowaniu upadłościowym.

Odpowiedzialność podatkowa i składkowa

Artykuł 116 Ordynacji podatkowej przenosi na członków zarządu odpowiedzialność za zaległości podatkowe spółki. Działa podobnie do art. 299 KSH: warunkiem jest bezskuteczna egzekucja z mienia spółki, a obrona polega na wykazaniu, że wniosek o upadłość zgłoszono we właściwym czasie, że niezgłoszenie nastąpiło bez winy członka zarządu, albo na wskazaniu mienia spółki, z którego egzekucja umożliwi zaspokojenie zaległości w znacznej części.

Różnica polega na trybie. Organ podatkowy nie musi iść do sądu. Wydaje decyzję o odpowiedzialności osoby trzeciej, od której przysługuje odwołanie, a następnie skarga do sądu administracyjnego. Członek zarządu odpowiada za zaległości, których termin płatności upływał w czasie pełnienia przez niego obowiązków. Te same zasady stosuje się do zaległych składek na ubezpieczenia społeczne, bo ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych odsyła w tym zakresie do Ordynacji podatkowej.

Obowiązek zgłoszenia wniosku o upadłość w ciągu 30 dni

Zgodnie z art. 21 Prawa upadłościowego dłużnik ma obowiązek złożyć wniosek o ogłoszenie upadłości nie później niż w terminie 30 dni od dnia, w którym wystąpiła podstawa do ogłoszenia upadłości. W spółce z o.o. obowiązek ten spoczywa na każdym członku zarządu, który ma prawo reprezentować spółkę samodzielnie lub łącznie z innymi.

Podstawą jest niewypłacalność, którą ustawa definiuje dwojako. Spółka jest niewypłacalna, gdy utraciła zdolność do wykonywania wymagalnych zobowiązań pieniężnych, przy czym domniemywa się to, gdy opóźnienie w ich wykonaniu przekracza trzy miesiące. Jest też niewypłacalna, gdy jej zobowiązania pieniężne przekraczają wartość jej aktywów, a stan ten utrzymuje się przez okres przekraczający 24 miesiące.

Spóźnienie ma trzy konsekwencje. Po pierwsze, członek zarządu traci najmocniejszą obronę z art. 299 KSH i art. 116 Ordynacji podatkowej. Po drugie, odpowiada za szkodę wyrządzoną wierzycielom wskutek niezłożenia wniosku. Po trzecie, sąd może orzec wobec niego zakaz prowadzenia działalności gospodarczej i pełnienia funkcji w zarządach i radach nadzorczych spółek na okres od roku do dziesięciu lat.

Odpowiedzialność karna członka zarządu

Kodeks karny i Kodeks spółek handlowych przewidują kilka przestępstw typowych dla osób zarządzających.

• Niegospodarność (art. 296 KK). Dotyczy osoby obowiązanej do zajmowania się sprawami finansowymi lub działalnością gospodarczą innego podmiotu, która przez nadużycie uprawnień albo niedopełnienie obowiązku wyrządza mu znaczną szkodę. Kara rośnie, gdy sprawca działa w celu osiągnięcia korzyści albo gdy szkoda jest wielkich rozmiarów. Przepis przewiduje także odmianę nieumyślną.
• Niezgłoszenie wniosku o upadłość (art. 586 KSH). Członek zarządu, który wbrew obowiązkowi nie zgłasza wniosku o upadłość spółki pomimo powstania warunków uzasadniających upadłość, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
• Nieprawdziwe dane (art. 587 KSH). Karalne jest ogłaszanie nieprawdziwych danych albo przedstawianie ich organom spółki, władzom państwowym lub rewidentowi, a także zatajanie danych wpływających w istotny sposób na ocenę sytuacji spółki.

Do tego dochodzi odpowiedzialność z Kodeksu karnego skarbowego za przestępstwa i wykroczenia podatkowe popełnione w ramach prowadzenia spraw spółki.

Zakaz konkurencji z art. 211 KSH

Członek zarządu nie może bez zgody spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi ani uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako wspólnik spółki cywilnej lub osobowej albo jako członek organu spółki kapitałowej. Zakaz obejmuje też posiadanie w konkurencyjnej spółce kapitałowej co najmniej 10 procent udziałów lub akcji albo prawa do powołania co najmniej jednego członka zarządu. Zgody udziela organ uprawniony do powoływania zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Naruszenie zakazu może prowadzić do odwołania, odpowiedzialności odszkodowawczej z art. 293 KSH i roszczeń z tytułu czynów nieuczciwej konkurencji. Ustawowy zakaz trwa przez czas pełnienia funkcji. Zakaz po odejściu ze spółki wymaga odrębnej umowy, najczęściej z odszkodowaniem za powstrzymywanie się od konkurencji.

Odpowiedzialność po odwołaniu i znaczenie dat w KRS

Odwołanie albo rezygnacja kończą mandat, ale nie kończą odpowiedzialności. Były członek zarządu odpowiada z art. 299 KSH za zobowiązania, które powstały w czasie, gdy pełnił funkcję, i z art. 116 Ordynacji podatkowej za zaległości, których termin płatności przypadał w tym okresie. Wierzyciel może więc pozwać osobę, która od kilku lat nie ma ze spółką nic wspólnego.

W takich sporach kluczowe jest ustalenie, kiedy dokładnie ktoś zasiadał w zarządzie. Wpis do Krajowego Rejestru Sądowego jest w tym przypadku deklaratoryjny: powołanie i odwołanie są skuteczne z chwilą podjęcia uchwały lub złożenia rezygnacji, a nie z chwilą wpisu. Jednocześnie ustawa o KRS ustanawia domniemanie, że dane wpisane do rejestru są prawdziwe. Dlatego wierzyciel opiera pozew zwykle na odpisie z KRS, a członek zarządu, który twierdzi, że odszedł wcześniej, musi to udowodnić dokumentami: uchwałą o odwołaniu, pismem z rezygnacją i potwierdzeniem jego doręczenia.

Wniosek praktyczny jest prosty. Po odejściu ze spółki warto dopilnować, żeby zmiana została zgłoszona do KRS bez zwłoki, i zachować kopię dokumentu, który zakończył mandat. Na profilu każdej osoby i spółki w serwisie Biznesmeni widać daty powołania i odwołania z KRS oraz pełną historię ról we wszystkich spółkach, a zmiany w zarządzie spółki można śledzić na bieżąco dzięki alertom o powołaniu, odwołaniu i nowej prokurze. To ułatwia zarówno udokumentowanie własnego okresu pełnienia funkcji, jak i sprawdzenie, kto zasiadał w zarządzie kontrahenta w chwili zawarcia umowy.

Ubezpieczenie D&O jako zabezpieczenie członka zarządu

Polisa odpowiedzialności cywilnej członków władz spółek, określana skrótem D&O, pokrywa co do zasady roszczenia odszkodowawcze kierowane do członków zarządu i rady nadzorczej oraz koszty obrony prawnej. Ubezpieczającym jest zwykle spółka, a ubezpieczonymi osoby pełniące funkcje, także byłe. Przy wyborze polisy warto sprawdzić:

• czy obejmuje odpowiedzialność z art. 299 KSH i art. 116 Ordynacji podatkowej,
• jak długi jest okres na zgłaszanie roszczeń po wygaśnięciu umowy,
• czy obejmuje koszty obrony w postępowaniu karnym i administracyjnym,
• jakie wyłączenia przewiduje, na przykład dla szkód wyrządzonych umyślnie.

Ubezpieczenie nie pokrywa grzywien karnych i nie zastępuje staranności. Jest uzupełnieniem dobrze udokumentowanego procesu decyzyjnego, a nie jego substytutem.

Zakres obowiązków i ryzyk różni się w zależności od funkcji. Członek rady nadzorczej sprawuje nadzór, a nie prowadzi spraw spółki, więc jego sytuację opisujemy osobno w poradniku o roli członka rady nadzorczej. Prokurent działa na podstawie pełnomocnictwa i nie odpowiada z art. 299 KSH, co wyjaśniamy w tekście prokurent a prezes zarządu.

Najczęstsze pytania

Czy członek zarządu odpowiada za długi spółki z o.o. po odwołaniu?

Tak, jeśli zobowiązanie powstało w czasie, gdy pełnił funkcję, a egzekucja przeciwko spółce okazała się bezskuteczna. Odwołanie nie zwalnia z odpowiedzialności za zobowiązania z okresu sprawowania mandatu.

Jak członek zarządu może uwolnić się od odpowiedzialności z art. 299 KSH?

Musi wykazać, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub otwarto postępowanie restrukturyzacyjne, albo że niezgłoszenie wniosku nastąpiło bez jego winy, albo że wierzyciel mimo to nie poniósł szkody.

Ile czasu ma zarząd na złożenie wniosku o upadłość?

Zgodnie z art. 21 Prawa upadłościowego wniosek trzeba złożyć nie później niż w terminie 30 dni od dnia, w którym wystąpiła podstawa do ogłoszenia upadłości, czyli niewypłacalność spółki.

Czym jest business judgement rule w KSH?

To zasada z art. 293 par. 3 KSH, obowiązująca od 2022 roku. Członek zarządu, który działa lojalnie wobec spółki w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego i na podstawie właściwych informacji, nie narusza obowiązku należytej staranności, nawet jeśli decyzja okazała się nietrafiona.