Czym long lista różni się od short listy
Long lista to szerokie, jeszcze niezweryfikowane zestawienie osób, które z racji dotychczasowych ról mogą pasować do mandatu. Nie jest rekomendacją dla klienta, tylko materiałem roboczym zespołu research. Short lista to kilka osób po rozmowach, sprawdzonych pod kątem motywacji, kompetencji i dostępności. Między jedną a drugą odpada zwykle większość nazwisk, dlatego jakość long listy decyduje o tym, ile czasu zespół spędzi na rozmowach bez wyniku. Research do long listy to też spora część honorarium agencji, co widać, gdy policzysz, ile kosztuje headhunter przy mandacie na członka zarządu.
Dane rejestrowe są dobrym punktem startu, bo opisują rzeczywiste powołania, a nie deklaracje z profili zawodowych. Jeśli ktoś przez kilka lat zasiadał w zarządzie spółki o podobnej skali, wiemy to z wpisu w rejestrze, z datą powołania i odwołania.
Profil stanowiska przed pierwszym wyszukiwaniem
Zanim zespół otworzy jakąkolwiek bazę, ustala z klientem, kogo naprawdę szuka. Sam tytuł „prezes” albo „CFO” nie wystarcza. W profilu warto zapisać:
- funkcję w zarządzie i zakres odpowiedzialności, na przykład finanse z relacjami inwestorskimi albo finanse z controllingiem grupy,
- skalę spółki, w której kandydat już pracował, wyrażoną przychodem i liczbą spółek zależnych,
- formę prawną i doświadczenie z rynkiem kapitałowym, jeśli spółka klienta jest notowana albo planuje debiut,
- branżę docelową i branże pokrewne, z których przejście jest realne,
- region, jeśli rola wymaga stałej obecności w konkretnej lokalizacji,
- minimalny staż w zarządzie i sytuacje, które klient uznaje za zaletę, na przykład restrukturyzację albo integrację po przejęciu.
Każde z tych kryteriów przekłada się potem na filtr. Kryterium, którego nie da się zmierzyć w danych, zostaje do weryfikacji w rozmowie.
Dobór spółek źródłowych
Long lista nie zaczyna się od osób, tylko od spółek, w których takie osoby pracują. Spółki źródłowe dobiera się po kilku cechach naraz.
Branża według PKD. Przeważający kod PKD z rejestru pozwala zawęzić rynek do firm o podobnym modelu działalności. Warto sprawdzić także kody pokrewne, bo spółka handlowa i producent z tej samej branży mają różne kody, a kompetencje zarządu bywają przenośne.
Przychód ze sprawozdań finansowych. Skala ma znaczenie. Dyrektor finansowy spółki z przychodem kilkunastokrotnie mniejszym niż u klienta rzadko jest gotowy do roli, a ktoś z grupy wielokrotnie większej może nie być zainteresowany. Przychód warto brać z ostatniego złożonego sprawozdania i zapisać, za który rok jest.
Region. Siedziba spółki z KRS mówi, gdzie formalnie działa zarząd. Przy rolach wymagających obecności na miejscu to pomocny filtr wstępny, choć nie przesądza o miejscu zamieszkania kandydata.
Forma prawna. Zarząd spółki akcyjnej, zwłaszcza notowanej, pracuje w innym reżimie niż zarząd spółki z o.o. Rada nadzorcza, obowiązki informacyjne i komitet audytu to doświadczenie, którego klient często wymaga.
Branże dostępne do filtrowania i ich podział opisujemy na stronie branże spółek w katalogu.
Filtrowanie osób po funkcji i stażu w zarządzie
Gdy zbiór spółek jest gotowy, zespół wybiera z nich osoby. Podstawowe filtry to funkcja w organie (prezes, wiceprezes, członek zarządu), staż w obecnej funkcji i łączny staż we wszystkich zarządach. Osoba z krótkim stażem w obecnej spółce, ale z długą historią w innych, bywa lepszym kandydatem niż ktoś, kto pełni jedną funkcję od bardzo dawna i rzadko zmienia pracodawcę.
Warto też sprawdzić rady nadzorcze. Część kandydatów na członka zarządu zasiada równolegle w radach innych spółek, co mówi o ich sieci kontaktów i reputacji. Jak czytać takie mandaty, wyjaśniamy w tekście o roli, jaką pełni członek rady nadzorczej. Prokurenci z kolei są naturalnym zapleczem zarządu i kandydatami do pierwszej roli zarządczej.
Historia ról, czyli kto jest w ruchu
Najcenniejsza informacja na long liście to nie obecna funkcja, tylko trajektoria. Historia ról z datami we wszystkich spółkach pokazuje kilka wzorców, które warto oznaczać:
- awans wewnątrz zarządu, na przykład członek zarządu odpowiedzialny za finanse, który został wiceprezesem, co sugeruje gotowość do roli prezesa,
- niedawne odwołanie, czyli osoba, która w ostatnich miesiącach odeszła z zarządu i może szukać nowego mandatu,
- powtarzalny rytm zmian, gdy ktoś zmienia spółkę co kilka lat, co pomaga ocenić, czy obecny moment jest dobry na rozmowę,
- równoległe mandaty w kilku spółkach jednej grupy, co wskazuje na doświadczenie w zarządzaniu holdingiem.
Osoby odwołane niedawno są często najszybszą drogą do zamknięcia mandatu, bo nie trzeba ich przekonywać do odejścia. Trzeba jednak sprawdzić powód zmiany, który rejestr podaje rzadko, oraz ewentualne ograniczenia po odejściu.
Ograniczenia danych rejestrowych
KRS nie jest bazą stanowisk. Rejestr podaje funkcję w organie, a nie zakres obowiązków. Dyrektor finansowy bywa wpisany jako „członek zarządu”, tak samo jak dyrektor operacyjny czy handlowy. Nazwa „wiceprezes” również nie mówi, za co dana osoba odpowiada.
Żeby przypisać osobie realną rolę, łączy się kilka źródeł:
- raporty roczne i sprawozdania z działalności spółek notowanych, w których opisuje się podział kompetencji w zarządzie,
- raporty bieżące o powołaniu, które zwykle zawierają życiorys nowego członka zarządu,
- regulamin zarządu, jeśli spółka go publikuje,
- stronę internetową spółki z opisem zarządu.
Drugie ograniczenie to opóźnienie. Wpis do rejestru ma charakter deklaratoryjny i pojawia się po uchwale, czasem z kilkutygodniowym przesunięciem. Lista oparta wyłącznie na KRS może nie uwzględniać zmiany sprzed kilku dni. Trzecie ograniczenie dotyczy spółek niepublicznych, które nie publikują życiorysów, więc rolę ustala się w rozmowie.
Konflikty i ograniczenia kandydatów
Na long liście znajdą się osoby, z którymi nie wolno albo nie warto rozmawiać. Lepiej oznaczyć je od razu, niż odkryć to po kilku spotkaniach.
Ustawowy zakaz konkurencji. Członek zarządu spółki z o.o. nie może bez zgody spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi ani uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako wspólnik lub członek organu, co wynika z art. 211 KSH. Analogiczny zakaz dla członka zarządu spółki akcyjnej zawiera art. 380 KSH. Ustawowy zakaz obowiązuje w czasie pełnienia funkcji, więc dotyczy sytuacji, w której kandydat chciałby łączyć mandaty albo zacząć pracę przed odwołaniem.
Umowny zakaz po odejściu. Ograniczenia po zakończeniu funkcji wynikają z umowy o zakazie konkurencji, kontraktu menedżerskiego albo porozumienia o rozwiązaniu współpracy. Rejestr ich nie pokazuje. Zakres, czas i odszkodowanie trzeba ustalić z kandydatem, zanim trafi na short listę.
Off-limits klientów. Firmy rekrutacyjne zwykle zobowiązują się nie pozyskiwać osób ze spółek, dla których prowadzą albo niedawno prowadziły projekty. Lista spółek objętych off-limits powinna być filtrem wykluczającym na etapie doboru spółek źródłowych, a nie poprawką robioną na końcu.
Od long listy do short listy
Przejście odbywa się etapami, a każdy etap ma swój cel i swoje źródło informacji. Poniższa tabela porządkuje pracę zespołu.
| Etap | Co robi zespół | Źródło informacji | Wynik |
|---|---|---|---|
| Profil stanowiska | Ustala funkcję, skalę, branżę, region i staż | Rozmowa z klientem | Lista mierzalnych kryteriów |
| Spółki źródłowe | Wybiera spółki po PKD, przychodzie, regionie i formie prawnej, odrzuca off-limits | KRS, sprawozdania finansowe | Zbiór spółek do przeszukania |
| Long lista | Filtruje osoby po funkcji w organie i stażu, dodaje prokurentów i członków rad | KRS, historia ról | Szerokie zestawienie nazwisk |
| Weryfikacja roli | Przypisuje faktyczny zakres obowiązków | Raporty spółek, strony spółek | Lista z opisem roli każdej osoby |
| Konflikty | Oznacza zakaz konkurencji, off-limits, powiązania z klientem | KRS, umowy klienta, rozmowa | Lista po wykluczeniach |
| Pierwszy kontakt | Kontaktuje się służbowo, przekazuje informację z art. 14 RODO | Dane spółki z rejestru | Kandydaci zainteresowani rozmową |
| Short lista | Prowadzi rozmowy, ocenia motywację i dostępność | Wywiady, referencje | Kilka rekomendacji dla klienta |
Dokumentowanie źródła i daty
Każdy wpis na long liście powinien mieć źródło i datę odczytu. Dotyczy to funkcji, stażu, przychodu spółki i opisu roli. Powody są praktyczne. Klient może zapytać, skąd zespół wie, że kandydat odpowiadał za finanse. Dane się starzeją, a lista sprzed kilku miesięcy wymaga odświeżenia przed kolejnym projektem. Wreszcie RODO wymaga, żeby administrator umiał wskazać źródło danych osobowych i podać je osobie, której dotyczą.
Dobra praktyka to osobne kolumny: źródło (rejestr, raport spółki, rozmowa), data pobrania i osoba, która dodała wpis. Przy eksporcie listy do systemu CRM te kolumny powinny przejść razem z nazwiskiem.
RODO i pierwszy kontakt z kandydatem
Firma rekrutacyjna przetwarza dane kandydatów pozyskane z rejestrów publicznych zwykle na podstawie prawnie uzasadnionego interesu z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Interes ten trzeba umieć opisać i zważyć z prawami osoby. Ponieważ dane nie pochodzą od samego kandydata, zastosowanie ma art. 14 RODO. Informację o administratorze, celu, podstawie, źródle danych i prawach kandydata przekazuje się najpóźniej przy pierwszej komunikacji z nim, a jeśli kontakt nie nastąpi, w rozsądnym terminie, nie dłuższym niż miesiąc.
Pierwszy kontakt warto prowadzić przez służbowe kanały spółki, w której kandydat pełni funkcję: ogólny adres e-mail lub stronę spółki zgłoszone do rejestru. Prywatnych numerów i adresów nie zdobywa się z niejasnych źródeł. Kandydat, który nie chce rozmawiać albo sprzeciwia się przetwarzaniu, powinien zostać oznaczony i usunięty z dalszych projektów w zakresie, w jakim wymaga tego sprzeciw.
Jak pomaga w tym katalog Biznesmeni
Biznesmeni to narzędzie dla executive search, które skraca pierwsze etapy tej pracy. Wyszukiwarka osób filtruje po roli, branży, województwie, przychodzie spółki i stażu, a przy każdej osobie widać aktualny i historyczny skład zarządów, rad i prokur z datami z KRS oraz karierę we wszystkich spółkach. Filtr „kto właśnie odszedł z zarządu” pokazuje kandydatów w ruchu, listy projektowe porządkują nazwiska w ramach mandatu, a eksport CSV i XLSX, także w układzie popularnych systemów CRM, przenosi listę razem z datami do dalszej pracy. Weryfikacja roli, konflikty i rozmowy zostają po stronie zespołu.
Najczęstsze pytania
Ile osób powinna liczyć long lista kandydatów na członka zarządu?
Nie ma jednej liczby. Lista ma być na tyle szeroka, żeby po odrzuceniu osób objętych off-limits, zakazem konkurencji i niedopasowanych profilem zostało kilkanaście nazwisk wartych rozmowy. Przy rzadkich profilach lista jest krótsza, przy popularnych funkcjach dłuższa.
Czy KRS pokazuje, kto jest dyrektorem finansowym spółki?
Nie wprost. KRS podaje funkcję w organie, na przykład prezes zarządu, wiceprezes albo członek zarządu. Zakres obowiązków ustala się z raportów spółki, sprawozdania z działalności, strony internetowej spółki albo w rozmowie z kandydatem.
Kiedy trzeba przekazać kandydatowi informację z art. 14 RODO?
Gdy dane pochodzą z innego źródła niż sama osoba, informację przekazuje się najpóźniej przy pierwszej komunikacji z nią, a jeśli nie dochodzi do kontaktu, w rozsądnym terminie, nie dłuższym niż miesiąc od pozyskania danych.
Czy zakaz konkurencji wyklucza kandydata z listy?
Nie zawsze. Ustawowy zakaz z art. 211 i 380 KSH dotyczy czasu pełnienia funkcji i można go uchylić zgodą spółki. Zakaz po odejściu wynika zwykle z umowy, więc jego zakres trzeba ustalić z kandydatem, zanim przejdzie na short listę.